Copia del documento d’identità: invia solo ciò che serve

Risorsa aggiuntiva per la lezione “Guida alla condivisione sicura: proteggere i tuoi dati sensibili” — corso Anonimato Online

Prima o poi ti capita di dover inviare la copia del documento d’identità per un contratto d’affitto, un’iscrizione o una prenotazione, oppure di condividere online un contratto firmato o una fattura con le coordinate bancarie. Ogni file finisce in un posto che non controlli. Questa risorsa ti mostra come mandare solo ciò che serve davvero, così che ogni copia dica meno di te e sia meno utile ad altri.

A. Perché conta

In questo corso la privacy è decidere che cosa gli altri sanno di te; l’anonimato è poter agire senza che ciò che fai venga ricondotto a chi sei. Un documento è il collegamento più diretto: la copia di una carta d’identità riunisce in un file volto, nome e cognome, data di nascita e numero del documento.

Una volta inviato, quel file può essere inoltrato, restare in una casella di posta o finire in una cartella condivisa, anche quando il motivo è passato. Non serve immaginare qualcuno in malafede: i sistemi ordinari conservano le cose, e ogni posto che tiene una copia è un posto in più da cui può uscire.

Cosa dicono le fonti

Il GDPR, il regolamento europeo sulla protezione dei dati, chiede che i dati personali siano «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati». Il Garante per la protezione dei dati personali, l’autorità italiana in materia, lo elenca tra i principi fondamentali con il nome di minimizzazione dei dati. È un obbligo di chi chiede i dati, ma anche una buona domanda per te: che cosa serve, qui?

Un criterio simile il Garante lo applica da tempo alle copie dei documenti. In un provvedimento del 27/10/2005 su banche e uffici postali indicava che, per identificare un cliente, si può ricorrere all’esibizione del documento e all’annotazione dei suoi estremi, e che chiederne la copia si giustifica in casi precisi, per esempio quando una norma lo prevede. Il 29/04/2026 ha ricordato ad alberghi, B&B e affittacamere che «non possono conservare copie dei documenti d’identità degli ospiti oltre il tempo strettamente necessario» per comunicarne i dati alle autorità di pubblica sicurezza.

Nello stesso comunicato il Garante segnala la diffusione della pratica di «fotografare i documenti con smartphone o di richiederne l’invio tramite applicazioni di messaggistica». Secondo l’Autorità, questo espone le persone a «rischi concreti, tra cui furti d’identità e accessi illeciti ai dati personali».

Il consiglio pratico più concreto per chi invia la copia viene dal governo dei Paesi Bassi, in inglese: chi la chiede deve spiegare perché serve, e spesso basta registrare il tipo di documento e il numero. Se la copia è necessaria, suggerisce di coprire i dettagli che non servono, come la foto, la firma o il numero di identificazione nazionale.

Infine, tra le informazioni che l’informativa deve darti, il Garante indica «il periodo di conservazione dei dati o i criteri seguiti per stabilire tale periodo».

B. Concetti chiave: dalla copia del documento d’identità agli altri file

Sei idee, dalla prima domanda agli ultimi controlli.

Minimizzazione: comincia da «che cosa vi serve?»

Minimizzare i dati significa condividere solo quelli che un compito richiede davvero. Per un documento può voler dire mandare una pagina invece di cinque, una fattura senza le coordinate bancarie di altri clienti, oppure il tipo e il numero della carta d’identità invece della scansione completa.

Perché ti riguarda: La copia più facile da proteggere è quella che non hai mai inviato. Chiedere «che cosa vi serve, e perché?» è normale, e spesso cambia la risposta.

Ogni copia è un nuovo collegamento

Quando invii un documento crei una nuova copia in un sistema che non vedi: un server di posta, una cartella condivisa, l’archivio clienti di un’azienda. Ogni copia lega la tua identità a quel posto finché viene conservata, e forse a chiunque potrà raggiungerla in seguito.

Perché ti riguarda: È il punto di vista dell’anonimato: non decidi solo che cosa vede una persona oggi, ma quanti posti potranno collegare in futuro il tuo nome, il tuo volto e i tuoi numeri.

Coprire non è oscurare

Oscurare un documento significa togliere un’informazione in modo che non si possa recuperare; un rettangolo nero o un evidenziatore nero spesso la coprono soltanto. Una guida sull’oscuramento dei PDF pubblicata dalla Corte federale dei reclami degli Stati Uniti (US Court of Federal Claims) avverte che un riquadro nero di questo tipo «si limita a nascondere i dati» (traduzione nostra): chiunque può copiarlo, incollarlo in un altro documento e il testo sottostante ricompare.

Gli strumenti di oscuramento veri eliminano il contenuto: Adobe, in una pagina in inglese, descrive l’oscuramento (in inglese redaction) come la rimozione permanente di testo e grafica visibili da un documento, e avverte che in Acrobat gli elementi vengono tolti in modo definitivo solo quando salvi il file.

Perché ti riguarda: Un nome coperto è ancora nel file. Usa uno strumento che elimina davvero, poi controlla il risultato prima di inviarlo.

I dati nascosti viaggiano con il file

I documenti portano informazioni che sulla pagina non vedi. Come spiega Microsoft, «Le proprietà del documento, o metadati, includono dettagli sul documento, ad esempio autore, oggetto e titolo.» Un file può contenere anche commenti e revisioni.

I programmi di Office e alcuni editor di PDF includono un controllo apposito. Per Word, la pagina d’aiuto italiana di Microsoft indica il percorso File › Informazioni › Verifica documento › Controlla documento. Adobe Acrobat ha una funzione per rimuovere le informazioni nascoste, che la sua pagina in inglese chiama «Sanitize».

Perché ti riguarda: Un parere o un reclamo che vuoi mandare senza il tuo nome può averlo ancora nelle proprietà. La pagina visibile non è tutto il file.

Una copia del documento con la filigrana

Una filigrana è una riga di testo semitrasparente scritta sopra una copia: per chi è, a che cosa serve, quando è stata fatta. Non nasconde nulla, ma lega la copia a un solo scopo e la rende più difficile da riusare.

Due governi europei offrono strumenti per farlo. L’app KopieID del governo olandese ti permette di cancellare dettagli come il numero di servizio al cittadino o la foto, poi aggiunge una filigrana in cui indichi lo scopo e la data della copia. In Francia, France Travail presenta Filigrane Facile, un servizio gratuito dello Stato per aggiungere la filigrana ai documenti, e precisa che non conserva alcun file: i documenti vengono eliminati subito dopo il download.

Perché ti riguarda: Una filigrana limita l’utilità di una copia finita nel posto sbagliato. Come avverte France Travail, non protegge da un truffatore determinato che usa strumenti avanzati di elaborazione delle immagini: è uno strato in più, non uno scudo.

Scegliere il canale e chiedere per quanto tempo

Il canale è il modo in cui il documento viaggia: un allegato, un link, un modulo di caricamento o un’area riservata. Un modulo apposito può tenere il file fuori da caselle di posta e chat che vengono inoltrate e conservate per anni. La protezione tecnica dei file, a partire dalla cifratura, è una questione di sicurezza (vedi la risorsa di Sicurezza Online più sotto).

Perché ti riguarda: Il canale decide quante copie esistono lungo la strada. Chiedere per quanto tempo verrà conservata la copia è legittimo: il periodo di conservazione è tra le informazioni che chi tratta i tuoi dati deve darti.

C. Un esempio concreto: il magazzino di Gianni

Gianni ha 50 anni e a Roma gestisce una piccola bottega di cornici. Il lavoro cresce, e decide di affittare un magazzino lì vicino. La società di noleggio gli chiede per email copia della carta d’identità, una bolletta come prova dell’indirizzo e un modulo firmato. Nella stessa settimana un nuovo fornitore vuole vedere come imposta le condizioni con i clienti, e Gianni pensa di mandargli un vecchio contratto come esempio.

Il primo istinto è fare in fretta. Fotografa la carta d’identità sul banco di lavoro, la allega con la bolletta a una risposta email e, nel suo lettore di PDF, copre con rettangoli neri nome e indirizzo del cliente nel vecchio contratto. Dieci minuti in tutto. Prima di inviare si ricorda di una chiacchierata con il commercialista, e decide di guardare meglio.

Che cosa è cambiato quando Gianni ha guardato meglio

Ha fatto l’esercizio della sezione D, senza nessun senso di allarme:

• Ha chiesto alla società a che cosa servisse la carta d’identità. Gli hanno risposto che la copia era necessaria per il contratto, ma che foto e firma potevano essere coperte.
• Ha preparato una nuova copia con quei dettagli coperti e una filigrana: «Copia solo per il contratto di affitto del magazzino», con la data.
• Ha usato il modulo di caricamento della società invece dell’email, e ha chiesto per quanto tempo conservano i documenti: fino alla fine del contratto.
• Nel vecchio contratto ha cliccato su un rettangolo nero e sotto ha potuto ancora selezionare il nome del cliente. Ha oscurato la pagina come si deve, poi ha controllato le proprietà: come autore compariva l’azienda di un ex cliente. L’ha tolta.

Gianni non ha rifiutato di condividere nulla: ha mandato comunque carta d’identità, bolletta e contratto. Ma ogni copia ora dice meno, è legata a un solo scopo e sta in meno posti.

D. Provaci tu: prepara una copia minima di un documento d’identità (20 minuti)

Quattro passi brevi. Se ora non hai niente da inviare, fallo come prova e poi cancella il file. Non c’è un risultato perfetto, solo una copia che porta meno di prima.

Passo 1 — Chiedi che cosa serve davvero (4 minuti)

• Pensa a una richiesta recente o in arrivo del tuo documento: un affitto, un nuovo conto, una prenotazione.
• Scrivi che cosa l’organizzazione chiede, e perché. Se non l’ha detto, vale la pena chiederlo.
• Valuta se basterebbero il tipo e il numero del documento, o mostrarlo di persona.

Passo 2 — Fai la copia e copri ciò che non serve (6 minuti)

• Scansiona o fotografa solo il lato o la pagina richiesti, su una superficie neutra, senza altro nell’inquadratura.
• Copri i dettagli che il destinatario ha detto di non usare, come la foto, la firma o un numero identificativo, con uno strumento che li elimina invece di disegnarci sopra.
• Ingrandisci il risultato: ciò che si legge ancora è ancora condiviso.

Passo 3 — Aggiungi una filigrana con scopo e data (5 minuti)

• Scrivi una riga breve: per chi è la copia, a che cosa serve e la data. Per esempio: «Copia per [organizzazione], solo per [scopo], [data]».
• Due esempi di strumenti pubblici: l’app KopieID del governo olandese sul telefono, oppure il sito Filigrane Facile dello Stato francese. Va bene anche qualsiasi editor di immagini o di PDF che sappia aggiungere del testo.
• Uno strumento online è a sua volta un destinatario: prima di caricare, controlla che cosa dice sulla conservazione dei file.

Passo 4 — Controlla il file e scegli il canale (5 minuti)

• Riapri il file finale. Se è un PDF o un documento Office, guarda le proprietà o avvia il controllo integrato dei dati nascosti.
• Se l’organizzazione ha un modulo di caricamento o un’area riservata, preferiscili all’email o alla chat.
• Chiedi, o cerca nell’informativa sulla privacy, per quanto tempo verrà conservata la copia. Scrivi la risposta accanto alla data in cui l’hai inviata.

Una copia preparata con calma vale più di dieci mandate di corsa.

Già trattato nel corso Sicurezza Online

Crittografia del telefono: già attiva, vale capirla
Spiega come la cifratura protegge i dati sul telefono e perché la sua forza dipende dal codice di sblocco; questa risorsa guarda a ciò che un documento porta con sé prima di lasciare le tue mani, e a quanti posti finiscono per conservarlo.

Già trattato nel corso Privacy Online

Spear phishing: perché il messaggio truffa sa tanto di te
Mostra come dettagli pubblici e dati sottratti vengono montati in messaggi truffa convincenti; questa risorsa ti aiuta a mettere in giro meno di quei dettagli fin dall’inizio.

E. Video, articoli e altre risorse

Prima le fonti italiane, poi due governi europei, infine oscuramento e dati nascosti. Le pagine olandesi, della corte statunitense e di Adobe sono in inglese, quella di France Travail in francese.

Fonti istituzionali italiane

Garante per la protezione dei dati personali — Principi fondamentali del trattamento (liceità, minimizzazione…)
I principi del GDPR spiegati dal Garante, tra cui la minimizzazione dei dati e ciò che l’informativa deve dirti, compreso il periodo di conservazione.
https://www.garanteprivacy.it/home/principi-fondamentali-del-trattamento

Garante per la protezione dei dati personali — COMUNICATO STAMPA – Garante privacy ad albergatori: no alla conservazione di copia dei documenti degli ospiti
Comunicato del 29/04/2026: per quanto tempo una struttura ricettiva può tenere le copie dei documenti e perché foto con lo smartphone e invio in chat creano rischi.
https://www.garanteprivacy.it/garante/doc.jsp?ID=10244195

Consigli e strumenti di filigrana di altri governi europei

Government of the Netherlands — How do I prevent a copy of my ID being used for fraudulent activities?
Consigli brevi e concreti: chiedere perché serve la copia, coprire i dettagli inutili e scrivere sulla copia che è una copia (in inglese).
https://www.government.nl/topics/identity-fraud/question-and-answer/how-do-i-prevent-a-copy-of-my-id-being-used-for-fraudulent-activities

Government of the Netherlands — How do I make a secure copy of my ID using the KopieID app?
L’app del governo olandese che cancella alcuni dettagli e aggiunge una filigrana con scopo e data (in inglese).
https://www.government.nl/topics/identity-fraud/question-and-answer/how-do-i-make-a-secure-copy-of-my-id-with-the-kopieid-app

France Travail — Filigrane Facile : protégez vos documents de candidature contre l’usurpation d’identité
Il servizio gratuito dello Stato francese per la filigrana: che cosa scrivere e quali sono i suoi limiti (in francese).
https://www.francetravail.fr/candidat/soyez-vigilants/filigrane-facile–un-nouveau-ser.html

Oscuramento e dati nascosti

United States Court of Federal Claims — PDF File Redaction Best Practices
Perché un riquadro nero sul testo lo nasconde soltanto e perché i metadati restano nel file (in inglese).
https://www.cofc.uscourts.gov/sites/cfc/files/pdf_file_redaction_best_practices.pdf

Adobe Help — Removing sensitive content from PDFs
Come l’oscuramento elimina in modo definitivo il contenuto visibile e come togliere le informazioni nascoste da un PDF (in inglese).
https://helpx.adobe.com/ie/acrobat/using/removing-sensitive-content-pdfs.html

Supporto Microsoft — Rimuovere dati nascosti e informazioni personali tramite il controllo di documenti, presentazioni o cartelle di lavoro
Quali dati nascosti può contenere un file Office e come trovarli e rimuoverli.
https://support.microsoft.com/it-IT/Office/collab-files/remove-hidden-data-and-personal-information-by-inspecting-documents-presentations-or-workbooks

Link verificati a novembre 2026. Se un indirizzo cambia, cercare il titolo sul sito dell’ente di solito aiuta a ritrovarlo.

F. Il Framework Cyber Welfare: Competenze, Consapevolezza, Comportamento Sicuro

Questa risorsa si colloca nel Framework Cyber Welfare sul pilastro Comportamento Sicuro, livello FL2 – Iniziato: trasformare la condivisione in poche scelte consapevoli e ripetibili.

Competenze

• Oscurare un documento con uno strumento che elimina il contenuto, e controllare che abbia funzionato.
• Trovare e ripulire le proprietà nascoste di un PDF o di un file Office.
• Aggiungere una filigrana con scopo e data alla copia di un documento d’identità.

Consapevolezza

• Capire che ogni copia che invii collega la tua identità a un posto che non controlli.
• Sapere che un rettangolo nero disegnato sul testo può soltanto nasconderlo.
• Riconoscere che una filigrana limita l’uso di una copia, senza renderla innocua.

Comportamento Sicuro

• Chiedere che cosa serve, e perché, prima di inviare un documento d’identità.
• Inviare attraverso il canale di caricamento dell’organizzazione, dove esiste.
• Annotare che cosa hai inviato, a chi e per quanto tempo lo conservano.

G. Domande su cui fermarti

• Quali tuoi documenti stanno probabilmente in una casella di posta che non rivedrai più?
• Quando ti chiedono «una copia del documento», che cosa ti serve sentire per inviarla tranquillo?
• Quale file sul tuo computer ti sorprenderebbe di più, se oggi ne aprissi le proprietà?

H. Cosa fare adesso

Le raccomandazioni (R) e le misure di sicurezza (MS) del database Cyber Welfare che si applicano più direttamente qui. Nessuno dei codici attuali riguarda direttamente la condivisione di documenti, quindi i consigli qui sotto sono senza codice.

1. Prima di inviare

• Chiedi che cosa serve all’altra parte e perché; proponi il tipo e il numero del documento, o di mostrarlo di persona, dove potrebbe bastare.
• Invia la copia del documento d’identità con i dettagli inutili coperti e una filigrana con destinatario, scopo e data (KopieID, Filigrane Facile o un editor di cui ti fidi).
• Oscura con uno strumento vero, non con forme o evidenziatore, e controlla le proprietà nascoste prima di inviare.

Impegno minimo: la prossima volta che qualcuno ti chiede una copia della carta d’identità, chiedi a che cosa serve e se una copia è davvero necessaria.

2. Dopo aver inviato

• Annota che cosa hai inviato, a chi, quando e per quanto tempo lo conserveranno.
• Cancella le tue copie sparse quando non servono più: nei download, nella posta inviata, in una chat.
• Quando un contratto finisce, puoi chiedere all’organizzazione se ha ancora i tuoi documenti e quando li cancellerà: per esercitare i tuoi diritti non servono moduli speciali.

Impegno minimo: questa settimana, cerca nella posta inviata una vecchia scansione di un documento d’identità e annota chi l’ha ricevuta.

In breve

• Ogni copia del documento d’identità che invii, come ogni contratto o fattura, collega la tua identità a un posto che non controlli.
• Chiedi prima che cosa serve: a volte bastano il tipo e il numero del documento.
• Oscura eliminando, non coprendo, e controlla le proprietà nascoste del file.
• Una copia con la filigrana, inviata dal canale giusto, porta meno dati ed è utile a meno scopi.

Risorse correlate in questo corso

• Rimuovere i metadati dalle foto prima di condividerle: la guida
• Dati che ti identificano online: cosa condividere e con chi
• Come difendersi dal doxing: i segnali e cosa puoi rimuovere

Scopri altre risorse aggiuntive dei corsi online del Programma Proteggi la Tua Privacy Digitale.