Enviar copia del DNI: manda solo lo que hace falta

Recurso complementario de la lección “Guía para compartir con seguridad: proteger tus datos sensibles” — curso Anonimato online

Tarde o temprano te toca enviar copia del DNI para alquilar algo, darte de alta en un servicio o reservar, o compartir en línea un contrato firmado o una factura con datos bancarios. Cada archivo acaba en un lugar que no controlas. Este recurso te enseña a mandar solo lo que la otra parte necesita de verdad, para que cada copia diga menos de ti y le sirva menos a cualquier otra persona.

A. Por qué importa

En este curso, privacidad es decidir qué saben los demás de ti; anonimato es poder actuar sin que lo que haces quede ligado a quién eres. Un documento es el vínculo más directo que existe. La copia de un DNI reúne en un solo archivo tu cara, tu nombre completo, tu fecha de nacimiento y un número que te identifica.

Una vez enviado, ese archivo puede reenviarse o quedarse en una bandeja de entrada mucho después de que el motivo haya pasado. No hace falta imaginar malas intenciones: los sistemas corrientes guardan cosas, y cada lugar con una copia es uno más por el que puede filtrarse.

Qué dicen las fuentes

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) explica el principio de minimización de datos: tratar solo «los datos que únicamente sean precisos para cada uno de los fines específicos del tratamiento». Obliga a quien pide los datos, pero también es una buena pregunta para ti: ¿qué hace falta aquí?

En sus preguntas frecuentes, la AEPD es muy concreta. ¿Hay que dar una copia para firmar un contrato? «No, generalmente no es necesario proporcionar una copia del DNI para realizar una contratación», porque la identidad puede comprobarse de otras maneras, como la firma electrónica. Y cuando no haga falta una copia íntegra, indica que puedes «ocultar o proteger los datos» que no se necesitan para identificarte, como el número de soporte o el equipo de expedición.

En una nota de prensa del 17 de junio de 2025, la AEPD recordó a los hospedajes que registrar a los viajeros «no autoriza a solicitar una copia del documento de identidad del cliente». Añadió que datos como la fotografía, la fecha de caducidad, el CAN o los nombres de los padres van más allá de lo que pide la norma, y que su tratamiento «incrementa el riesgo de suplantación de identidad». Las reglas sobre quién puede pedir una copia varían de un país a otro y de un sector a otro, así que los detalles pueden ser distintos en tu caso.

La OCU, la organización de consumidores, resume lo que conviene tener claro antes de enviar copia del DNI: que «entiendes para qué se usará y durante cuánto tiempo».

B. Conceptos clave: antes de enviar copia del DNI o cualquier otro documento

Seis ideas, de la primera pregunta a la última comprobación.

Minimización: empieza por «¿qué necesitáis?»

Minimizar datos es compartir solo los que una tarea requiere de verdad: una página en lugar de cinco, una factura sin los datos bancarios de otros clientes o el DNI enseñado en persona en lugar de un escaneo completo.

Por qué te importa: La copia más fácil de proteger es la que nunca has enviado. Preguntar «¿qué necesitáis y para qué?» es normal, y a menudo cambia la respuesta.

Cada copia es un vínculo nuevo

Cuando envías un documento, creas una copia nueva en un sistema que no ves: un servidor de correo, una carpeta compartida, una base de datos de clientes. Cada copia une tu identidad a ese lugar mientras se conserve.

Por qué te importa: Este es el punto de vista del anonimato. No decides solo qué ve una persona hoy, sino cuántos lugares podrán relacionar en el futuro tu nombre, tu cara y tus números.

Tapar no es eliminar

Eliminar un dato de un documento significa quitarlo de forma que no pueda recuperarse. Un rectángulo negro dibujado encima, o un subrayado negro, a menudo solo lo tapa. La OCU lo advierte para quien cubre datos en Word o en PDF con una caja negra: «el texto sigue detrás y podría recuperarse».

Las herramientas pensadas para esto borran el contenido. En Adobe Acrobat la función se llama «Censurar» (en inglés, redact), y una guía de la Universidad de Burgos la describe como «el proceso de quitar permanentemente texto y gráficos visibles de un documento». La misma guía avisa: «Los elementos no se quitarán permanentemente del documento hasta que éste se guarde».

Por qué te importa: Un nombre tapado sigue en el archivo. Usa una herramienta que lo elimine y comprueba el resultado antes de enviarlo.

Los datos ocultos viajan con el archivo

Los documentos llevan información que no se ve en la página. INCIBE define los metadatos como «datos que van junto a un fichero o documento, lo describen y no se ven a simple vista», y explica que en los documentos de oficina suelen incluir el nombre del autor y el de la organización.

Office y algunos editores de PDF traen una comprobación: INCIBE la sitúa en el menú Archivo, en el apartado de información, con la opción de comprobar si hay problemas e «Inspeccionar documento»; en Acrobat, la guía de la Universidad de Burgos habla de «Esterilizar documento». Los nombres pueden cambiar según la versión.

Por qué te importa: Una opinión o una queja que quieres mandar sin tu nombre puede llevarlo todavía en las propiedades. La página visible no es todo el archivo.

Una copia del DNI con marca de agua

Una marca de agua es una línea de texto semitransparente escrita sobre la copia: para quién es, para qué sirve y cuándo se hizo. No oculta nada, pero ata la copia a un solo fin y hace más difícil reutilizarla para otro.

La OCU aconseja incluir en la imagen «un mensaje visible» que indique «el motivo del envío y la fecha», tachar o difuminar lo que no sea esencial para el trámite y, si no te piden las dos caras, mandar solo una. Basta un editor de imágenes o de PDF; como herramienta pública, en Francia el Estado ofrece Filigrane Facile, una web gratuita que, según France Travail, no conserva ningún archivo.

Por qué te importa: Una marca de agua limita lo que vale una copia perdida. France Travail advierte de que no protege frente a quien tenga herramientas avanzadas de edición de imágenes y esté decidido a usarlas: es una capa más, no un escudo.

Elegir el canal y preguntar cuánto tiempo

El canal es la forma en que viaja el documento: un adjunto, un enlace, un formulario de subida o un área de clientes. Un formulario propio mantiene el archivo fuera de correos y chats que se reenvían y se guardan. La protección técnica del archivo, empezando por el cifrado, es una cuestión de seguridad (consulta el recurso de Seguridad en línea de más abajo).

En España también existe otra vía: la app oficial MiDNI. Según la OCU, permite compartir solo una parte de los datos, y para trámites sencillos «es probable que sea suficiente» la opción «DNI Simple», que muestra foto, nombre completo, fecha de nacimiento, sexo y validez.

Por qué te importa: El canal decide cuántas copias existen por el camino. Preguntar cuánto tiempo se guardará la copia es razonable: según la AEPD, la conservación de los datos debe limitarse al tiempo necesario para los fines del tratamiento.

C. Un ejemplo concreto: el trastero de Juan

Juan tiene 50 años y lleva un pequeño taller de enmarcación en Valencia. Decide alquilar un trastero cerca. La empresa de alquiler le pide por correo una copia del DNI, un recibo como justificante del domicilio y un formulario firmado. Esa misma semana, un proveedor nuevo quiere ver cómo redacta las condiciones con sus clientes, y Juan piensa mandarle un contrato antiguo como ejemplo.

Fotografía el DNI sobre el banco de trabajo, lo adjunta con el recibo de la luz a un correo de respuesta y, en su lector de PDF, tapa con rectángulos negros el nombre y la dirección del cliente en el contrato antiguo. Antes de enviar, recuerda una conversación con su gestor y decide mirarlo otra vez.

Qué cambió cuando Juan volvió a mirar

Hizo el ejercicio de la sección D, sin ninguna sensación de alarma:

• Preguntó a la empresa para qué necesitaba el DNI. Le respondieron que la copia hacía falta para el contrato, pero que podía tapar la foto, la firma y el número de soporte.
• Preparó una copia nueva con esos datos tapados y una marca de agua: «Copia solo para el contrato de alquiler del trastero», con la fecha.
• Usó el formulario de subida de la empresa en lugar del correo y preguntó cuánto tiempo guardan los documentos. La respuesta: hasta el final del contrato.
• En el contrato antiguo hizo clic sobre uno de sus rectángulos negros y vio que aún podía seleccionar el nombre del cliente debajo. Eliminó los datos con una herramienta de censura y después revisó las propiedades: el archivo seguía mostrando como autora la empresa de un antiguo cliente. La quitó.

Juan no se negó a compartir nada: envió la copia del DNI, el recibo y el contrato. Pero cada copia dice menos, está atada a un solo fin y está en menos sitios.

D. Pruébalo tú: prepara una copia mínima de un documento de identidad (20 minutos)

Cuatro pasos breves. Si ahora no tienes nada que enviar, hazlo como prueba y borra el archivo al terminar.

Paso 1 — Pregunta qué hace falta de verdad (4 minutos)

• Piensa en una petición reciente o próxima de tu DNI: un alquiler, una cuenta nueva, una reserva.
• Anota qué dice la organización que necesita y para qué. Si no lo ha dicho, pregúntalo.
• Valora si bastaría con enseñarlo en persona o con la app MiDNI en lugar de una copia.

Paso 2 — Haz la copia y quita lo que no hace falta (6 minutos)

• Escanea o fotografía solo la cara que te piden, sobre una superficie lisa, sin nada más en el encuadre.
• Quita los datos que el destinatario ha dicho que no necesita, como la foto, la firma o el número de soporte, con una herramienta que los elimine de verdad en lugar de dibujar encima.
• Amplía el resultado: lo que todavía se lee sigue compartido.

Paso 3 — Añade una marca de agua con motivo y fecha (5 minutos)

• Escribe una línea corta: para quién es la copia, para qué sirve y la fecha. Por ejemplo: «Copia para [organización], solo para [motivo], [fecha]».
• Cualquier editor de imágenes o de PDF que permita añadir texto sirve. Si prefieres una web pública, Filigrane Facile, del Estado francés, es un ejemplo (en francés).
• Una herramienta en línea también es un destinatario: comprueba antes qué dice sobre conservar los archivos.

Paso 4 — Revisa el archivo y elige el canal (5 minutos)

• Abre el archivo final una vez más. Si es un PDF o un documento de Office, mira sus propiedades o usa la inspección integrada de datos ocultos.
• Si la organización tiene un formulario de subida o un área de clientes, prefiérelo al correo o al chat.
• Pregunta, o busca en su información de privacidad, cuánto tiempo guardarán la copia. Apunta la respuesta junto a la fecha de envío.

Una copia preparada con calma vale más que diez enviadas con prisa.

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E. Vídeos, artículos y otros recursos

Fuentes españolas sobre el DNI, guías para eliminar datos y metadatos, y una herramienta pública francesa. Todas en español salvo la última.

Fuentes institucionales y de consumo españolas

AEPD — Preguntas frecuentes: identificación con DNI
Si hace falta una copia del DNI para contratar o ejercer derechos, y qué datos puedes ocultar cuando no se necesita la copia íntegra.
https://www.aepd.es/preguntas-frecuentes/1-tus-derechos/3-identificacion-con-dni

AEPD — La AEPD informa de que no está permitido solicitar una copia del DNI o pasaporte en los hospedajes
Nota de prensa del 17/06/2025: por qué una copia no es necesaria en un hospedaje y qué datos del DNI aumentan el riesgo de suplantación.
https://www.aepd.es/prensa-y-comunicacion/notas-de-prensa/aepd-informa-de-que-no-esta-permitido-solicitar-copia-dni-o-pasaporte-en-hospedajes

AEPD — Principios
Los principios del RGPD explicados por la autoridad española, entre ellos la minimización de datos y la limitación del plazo de conservación.
https://www.aepd.es/derechos-y-deberes/cumple-tus-deberes/principios

OCU — Cómo compartir el DNI por Internet de forma segura
Qué comprobar antes de enviarlo, qué tapar, qué poner en la marca de agua y cuándo basta la app MiDNI (14/08/2025).
https://www.ocu.org/consumo-familia/derechos-consumidor/noticias/compartir-dni-con-seguridad/

OCU — DNI digital con MiDNI: ya es obligatorio aceptarlo
Qué datos muestra cada modalidad de la app oficial (DNI Edad, DNI Simple, DNI completo) (13/04/2026).
https://www.ocu.org/consumo-familia/derechos-consumidor/noticias/midni-app-dni

Eliminar datos y metadatos

INCIBE — Qué son los metadatos y cómo eliminarlos
Qué datos ocultos lleva un documento y cómo quitarlos en Office y en Acrobat (actualizado el 03/12/2024).
https://www.incibe.es/empresas/blog/son-los-metadatos-y-eliminarlos

Universidad de Burgos — Eliminar contenido confidencial de archivos PDF
Guía paso a paso de la herramienta de censura de Acrobat y de la eliminación de información oculta (versión de enero de 2021: los menús pueden haber cambiado).
https://www.ubu.es/sites/default/files/portal_page/files/eliminar_contenido_confidencial_de_archivos_pdf.pdf

Una herramienta pública de marca de agua

France Travail — Filigrane Facile : protégez vos documents de candidature contre l’usurpation d’identité
En francés: la web gratuita del Estado francés para añadir una marca de agua, qué escribir y cuáles son sus límites.
https://www.francetravail.fr/candidat/soyez-vigilants/filigrane-facile–un-nouveau-ser.html

Enlaces comprobados en noviembre de 2026. Si una dirección cambia, buscar el título en el sitio del organismo suele ayudar a encontrarla.

F. El Framework Cyber Welfare: Competencias, Conciencia, Comportamiento Seguro

Este recurso se apoya en el pilar Comportamiento Seguro, en el nivel FL2 – Iniciado: convertir el momento de compartir en unas pocas decisiones repetibles.

Competencias

• Eliminar datos de un documento con una herramienta que borra el contenido, y comprobar que ha funcionado.
• Encontrar y limpiar las propiedades ocultas de un PDF o de un archivo de Office.
• Añadir una marca de agua con motivo y fecha a la copia de un documento de identidad.

Conciencia

• Entender que cada copia que envías une tu identidad a un lugar que no controlas.
• Saber que un rectángulo negro dibujado sobre el texto puede limitarse a taparlo.
• Reconocer que una marca de agua limita para qué sirve una copia, sin volverla inofensiva.

Comportamiento Seguro

• Preguntar qué hace falta, y para qué, antes de enviar copia del DNI o de otro documento de identidad.
• Enviar por el canal de subida de la organización, si existe.
• Apuntar qué has enviado, a quién y cuánto tiempo lo guardan.

G. Preguntas para detenerte a pensar

• ¿Qué documentos tuyos estarán probablemente en una bandeja de entrada que no volverás a ver?
• Cuando te piden «una copia del DNI», ¿qué necesitarías oír para enviarla con calma?
• ¿Qué archivo de tu ordenador te sorprendería más si hoy abrieras sus propiedades?

H. Qué hacer ahora

Las recomendaciones (R) y medidas de seguridad (MS) de la base de datos de Cyber Welfare que se aplican más directamente a este tema. Ninguno de los códigos actuales trata el envío de documentos, así que estos consejos van sin código.

1. Antes de enviar

• Pregunta qué necesita la otra parte y para qué; propón enseñar el documento en persona o usar la app MiDNI cuando eso pueda bastar.
• Envía la copia del DNI con los datos innecesarios tapados y una marca de agua con destinatario, motivo y fecha, hecha con un editor de confianza o con una herramienta pública como Filigrane Facile.
• Elimina los datos con una herramienta de censura de verdad, no con formas ni subrayados, y revisa las propiedades ocultas antes de que el archivo salga de tu dispositivo.

Compromiso mínimo: la próxima vez que te pidan una copia del DNI, pregunta para qué es y si de verdad hace falta una copia.

2. Después de enviar

• Apunta qué enviaste, a quién, cuándo y cuánto tiempo dijeron que lo guardarían.
• Borra tus copias sueltas cuando ya no sirvan: en descargas, en el correo enviado o en un chat.
• Al terminar un contrato, puedes preguntar a la organización si aún conserva tus documentos y cuándo los borrará.

Compromiso mínimo: esta semana, busca en tu correo enviado un escaneo antiguo de un documento de identidad y apunta quién lo recibió.

En breve

• Cada vez que envías copia del DNI, un contrato o una factura, unes tu identidad a un lugar que no controlas.
• Pregunta primero qué hace falta: a menudo basta con enseñar el documento o con una copia con menos datos.
• Elimina los datos en lugar de taparlos, y revisa las propiedades ocultas del archivo.
• Una copia con marca de agua, enviada por el canal adecuado, lleva menos y sirve para menos.

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